Índice
1. INTRODUÇÃO… 1
2. PROPÓSITO… 1
3. OBJETIVOS.. 2
4. ESCOPO… 2
5. RESPONSABILIDADES.. 3
6. LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS.. 3
7. GUIAS E PROCEDIMENTOS.. 3
8. ELIMINAÇÃO DO DADO… 7
8. MONITORAMENTO… 7
9. PERÍODO DE RETENÇÃO… 7
- Introdução
- Na Transporte Coletivo Glória nós valorizamos e respeitamos a privacidade de nosso visitante. Por este motivo, reconhecemos que a gestão eficiente de dados e registros são necessários para apoiar as principais funções de negócio, para cumprir com suas obrigações estatutária e regulamentares, para assegurar a proteção da informação pessoal e, finalmente, para permitir a gestão eficaz da organização.
- Nesta Política de Retenção de Dados, reconhecemos que a informação detida por mais tempo do que o necessário acarreta riscos e custos adicionais, e pode violar as normas e princípios de proteção de dados pessoais. A Transporte Coletivo Glória só retém dados e informações por razões comerciais legítimas e legais, sempre em cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados “LGPD”.
2. Propósito
- O propósito da presente Política de Retenção de Dados é definir os tipos de dados pessoais mantidos pela Transporte Coletivo Glória, o período para o qual esses dados pessoais devem ser retidos, os critérios para estabelecer e revisar tais períodos, quando e como serão eliminados e os processos de eliminação desses registros.
3. Objetivos
- A LGPD impõe obrigações à Transporte Coletivo Glória, tendo em vista sua eventual atuação como Controladora de Dados Pessoais, de realizar o tratamento de dados pessoais de maneira justa, informando os titulares dos dados sobre a finalidade do tratamento. A Transporte Coletivo Glória não retém os dados pessoais por mais do que o necessário para atingir a finalidade em questão.
- Os objetivos e princípios da Transporte Coletivo Glória em relação à retenção de dados são:
- Estabelecer limites para retenção de dados pessoais e garantir que eles sejam cumpridos;
- Garantir que a Transporte Coletivo Glória cumpra integralmente as suas obrigações e respeite os direitos dos titulares de dados no âmbito da LGPD;
- Garantir o descarte seguro de dados pessoais;
- Assegurar-se de que os registros e documentos sejam retidos pelo período legal em conformidade com as regras ou orientações de cada órgão público;
- Mitigar riscos e/ou violações em relação a informações confidenciais.
4. Escopo
- Esta Política se aplica a todas as pessoas que atuam na Transporte Coletivo Glória, podendo estes serem colaboradores permanentes, por prazo fixo, temporários, funcionários ou subcontratados.
- O respeito a esta Política é obrigatório e a não conformidade pode levar a uma sanção disciplinar ou contratual.
5. Responsabilidades
- A Transporte Coletivo Glória e os envolvidos no tratamento dos dados pessoais dentro da empresa têm responsabilidade geral pela gestão de registros e dados gerados pelas atividades dos seus departamentos, afim de assegurar que os registros criados, recebidos e controlados no âmbito do seu departamento, são gerenciados de maneira a atender os objetivos desta política.
6. Lei geral de proteção de dados
- A Transporte Coletivo Glória precisa coletar informações pessoais sobre candidatos a emprego, colaboradores, pessoas com quem trabalha e/ou tem relacionamento comercial, visando desempenhar de forma eficaz e transparente as atividades cotidianas, funções e processos de negócios, bem como fornecer os serviços referentes ao seu ramo de atuação.
- Podem, ocasionalmente, ser solicitadas informações para cumprir requisitos legais. A Transporte Coletivo Glória, no entanto, compromete-se com o tratamento de todas as informações de acordo com a LGPD e com qualquer outra lei que se aplique às suas atividades.
7. Guias e Procedimentos
7.1. A Transporte Coletivo Glória mantém registro de dados de forma eficiente, sistemática e de acordo com os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados, Marco Civil da Internet, e demais legislações aplicáveis. A presente Política de Retenção de Dados é amplamente divulgada para garantir uma abordagem padronizada de retenção de dados e registros de gestão.
7.2. Os dados serão retidos para cumprimento de obrigações legais e regulatórias, e registro de evidências relacionadas à operação da Transporte Coletivo Glória, bem como das atividades que envolvam a utilização de dados de seus clientes, colaboradores e suas transações. A finalidade dos dados regerá o período de sua retenção, os quais poderão ser informados ao titular de dados mediante requisição através do e-mail dpo@tcgloria.com.br.
7.2.1 A informações referidas no item acima só serão fornecidas ao titular em referência aos processos em que seus dados são utilizados.
7.2.2 O período de retenção de todos os dados encontra-se previsto em documento próprio do Sistema de Qualidade, denominado Tabela de Retenção de Dados, disponível a qualquer momento para consulta pelos órgãos competentes.
7.3. Procedimento quanto a retenção de dados.
Todos os dados da Empresa e dos colaboradores são mantidos, armazenados e eliminados de acordo com as diretrizes legais. Para todos os dados e registros obtidos, utilizados e armazenados dentro da Transporte Coletivo Glória, nós:
a) Realizamos revisões periódicas dos dados retidos, verificando a finalidade, validade, precisão e necessidade de retenção, com especial atenção nas seguintes áreas:
- Requisitos da empresa;
- Tipo de dados pessoais;
- Propósito do tratamento;
- Base legal para tratamento;
- Categorias de titulares de dados.
b) Quando não for possível definir um período de retenção legal de acordo com o requisito da LGPD, e/ou legislação correlata, a Transporte Coletivo Glória identificará os critérios pelos quais o período pode ser determinado e disponibilizará tal informação como parte de suas informações padrão. Divulgações e avisos de privacidade estão disponíveis pelo link https://www.tcgloria.com.br/politica-de-privacidade/
c) Temos mecanismos em ação para garantir que os registros pendentes de auditoria, litígio ou investigação não sejam eliminados ou alterados.
7.4. Suspensão da disposição dos dados.
Caso a Transporte Coletivo Glória receba qualquer solicitação legal de registros ou informações, qualquer colaborador se torne objeto de auditoria ou investigação ou, então, caso a Transporte Coletivo Glória seja notificada de qualquer demanda judicial da qual seja parte, haverá a suspensão do descarte de quaisquer registros agendados até que sejamos capazes de determinar a extensão dos registros requeridos para tal finalidade.
7.5. Armazenamento e acessos aos dados.
Os documentos tratados pela Transporte Coletivo Glória são sempre mantidos em local seguro, com acesso exclusivo ao pessoal autorizado. Uma vez decorrido o período de retenção, os documentos serão revisados, arquivados ou eliminados de forma segura, a depender de sua finalidade.
7.6. Término do período de retenção.
Uma vez que um registro ou dado tenha atingido a data estabelecida no período de retenção, o responsável irá implementar a ação prevista na Tabela de Retenção de Dados registrada nos documentos da Qualidade.
7.7. Destruição e disposição de dados.
Todos os dados pessoais e sensíveis, em papel ou mídia eletrônica, estão passíveis de ser destruídos de maneira segura quando não forem mais necessários, de modo a garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados e o dever de confidencialidade que devemos aos nossos colaboradores, clientes e parceiros. Ressaltamos que a equipe responsável é treinada e aconselhada adequadamente sobre os procedimentos e controles em vigor.
7.7.1. Documentos físicos.
Devido à natureza de nossos negócios, a Transporte Coletivo Glória retém documentos físicos que contenham dados pessoais e, desta forma, tem o dever de garantir que tais papéis sejam eliminados de forma adequada e segura.
7.7.2. Dados eletrônicos e sistemas utilizados.
A Transporte Coletivo Glória utiliza numerosos sistemas, computadores e equipamentos de tecnologia em suas atividades. De tempos em tempos, tais equipamentos devem ser descartados. As informações neles contidas serão previamente eliminadas, descartadas e/ou anonimizadas de forma segura e ética.
- A eliminação de dados eletrônicos deve ser organizada em conjunto com o Departamento de TI, que irá assegurar a remoção de todas as informações para que não possam ser recuperadas.
- Apenas o Departamento de TI pode autorizar o descarte de qualquer equipamento tecnológico. O procedimento de descarte é realizado com registro, envolvendo uma combinação de destruição eletrônica segura e métodos físicos de destruição para excluir permanentemente registros de dados antes do descarte do equipamento. Após a realização do procedimento, é efetuada a confirmação da eliminação bem sucedida dos dados.
8. Eliminação do Dado
- Em circunstâncias específicas, os titulares dos dados têm o direito de solicitar que os seus dados pessoais sejam apagados, no entanto, a Transporte Coletivo Glória reconhece que este não é um direito absoluto. Os titulares de dados têm apenas o direito de apagar os dados pessoais e impedir o processamento se uma das condições abaixo se aplicar:
- Quando os dados pessoais não são mais necessários em relação ao propósito para o qual foram originalmente coletados / tratados;
- Quando o indivíduo retira o consentimento;
- Quando o indivíduo se opõe ao tratamento e não há interesse legítimo primordial para continuar o tratamento;
- Os dados pessoais foram processados ilegalmente;
- Os dados pessoais devem ser apagados para cumprir uma obrigação legal.
9. Monitoramento
- A Transporte Coletivo Glória está empenhada em garantir a conformidade contínua com a presente Política de Retenção de Dados e a qualquer legislação associada, bem como em realizar auditorias e monitoramentos regulares de nossos registros, gerenciamento, arquivamento e retenção. A Transporte Coletivo Glória, como proprietária de ativos de informações, tem a tarefa de garantir a contínua conformidade e revisão de registros e dados dentro de suas atribuições.
10. Período de Retenção
- Conforme mencionado em toda a Política de Retenção de Dados, bem como de acordo com exigência legal, a Transporte Coletivo Glória não irá reter quaisquer dados pessoais por período maior do que o necessário ao cumprimento do objetivo para o qual os dados foram coletados, mantidos e tratados.
ANEXO I
Tabela de Períodos de Retenção de Dados
ÁREA/ SETOR | PROCESSO | DOCUMENTO/ REGISTRO | GERADO POR (SETOR) | ARQUIVADO POR (SETOR) | MEIO DE ARQUIVO | LOCAL DE ARQUIVO | TEMPO DE RETENÇÃO NA ÁREA | DESTINO APÓS O PRAZO | TEMPO DE RETENÇÃO | FORMA DE DESCARTE |
Depto Pessoal | Admissão | Ficha de Registro | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 50 Anos | Trituração |
Depto Pessoal | Admissão | Acordo compensação de horas | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Admissão | Contrato de trabalho | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Admissão | Contrato de Seguro de Vida | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Admissão | Termo de Autorização para Coleta e uso de Dados, Imagem e Voz | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Admissão | Declaração Salário Família | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Admissão | Termo de declaração e Ciência – Bafometro | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Admissão | Acordo Dilatação Descanso Intra Jornada | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Admissão | Contrato de Aprendizagem | IPPEO | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Admissão e Demissão | Aso | Depto Médico | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Admissão e Demissão | Toxicologico | Laboratório Contratado | Depto Pessoal | Eletrônico | Eletrônico no sistema RS e nos Arquivos do Depto Pessoal | Enquanto o colaborador estiver ativo | 10 anos | Exclusão | |
Depto Pessoal | Demissão | Rescisões | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 4 anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Demissão | Xerox dos documentos dos demitidos | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | 4 anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Demissão | Termo de Homologação de Rescisão de Contrato de Trabalho | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | 4 anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Demissão | Carta de Demissão | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | 4 anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Férias | Recibo de Férias | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 4 anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Férias | Aviso de Férias | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 4 anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de Pagamento | Caged | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 10 anos | Arquivo morto | 30 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de Pagamento | Cartões ponto | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 2 Anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de Pagamento | Comprovantes de lançamentos na folha | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 4 anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de Pagamento | Holerite | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 4 anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | Folha de pagamento | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 4 anos | Arquivo morto | 30 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | Oficio de pensão | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | Relação de FGTS | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 10 anos | Arquivo morto | 30 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | FGTS em atraso | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 10 anos | Arquivo morto | 30 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | Guia de INSS | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 10 anos | Arquivo morto | 30 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | Relatório de Adm. e Dem. Urbs | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | 10 anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | SEFIP | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | 10 anos | Arquivo morto | 30 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | Autorização para pagamento de Horas Extras | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | 4 Anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | Conferencia de Eventos (Empréstimo, Pensões, Atestados ect) | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | 4 Anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | Afastamentos | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | 4 Anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | DARF | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | 4 Anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Pedido VR | Relação Pedidos VR | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Eletrônico | Eletrônico nos Arquivos do Depto Pessoal | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Exclusão |
Depto Pessoal | Folha de pagamento | Devolução das FCV da justiça do trabalho | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico | Físico no Depto Pessoal em arquivos | 4 Anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Integração | Ficha de integração | Departamento Pessoal | Departamento Pessoal | Físico | Departamento Pessoal | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Depto Pessoal | Integração | Termo de Recepção | Departamento Pessoal | Departamento Pessoal | Físico | Departamento Pessoal | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
TI | Controle de acessos Gerais | Dados do Usuário | Todos | TI | Eletrônico | Em banco de dados | Enquanto o colaborador estiver ativo | Descarte | Exclusão | |
TI | Suporte aos Usuários | Registro de atendimentos | Todos | TI | Eletrônico | Em banco de dados | Indeterminado | |||
TI | Entrega de Dispositivos móveis | Termo de responsabilidade para guarda e uso de equipamento | TI | TI | Físico/Eletrônico | Pasta no servidos e armário fisico | Vida útil do Equipamento | Descarte | Triturar | |
Grupo de Apoio | Assaltos | REGISTRO DE ROUBO (DOC. DE ORIGEM EXTERNA) e FOR – OPE 010 – RELATÓRIO DE ASSALTO | Grupo de Apoio | Grupo de Apoio | Físico/Eletrônico | Físico – Grupo de Apoio e Eletrônico no RS1 | 06 meses no Grupo de Apoio | Arquivo morto | 07 anos | Incineração |
Grupo de Apoio | Acidentes | FOR – OPE 008 – FICHA DE ACIDENTES e FOR – OPE019 – FICHA DE TESTEMUNHAS e FOR – OPE 011 – RELATÓRIO DE ACIDENTES DE TRÂNSITO e BATEU – BOLETIM DE ACIDENTE DE TRÂNSITO (POLÍCIA MILITAR) | Grupo de Apoio | Grupo de Apoio | Físico/Eletrônico | Físico – Grupo de Apoio e Eletrônico no RS1 | 01 ano + ano corrente | Arquivo morto | 10 anos | Incineração |
Grupo de Apoio | Vandalismo | FICHA DE VANDALISMO/RELATÓRIO OPERACIONAL | Grupo de Apoio | Grupo de Apoio | Físico | Grupo de Apoio | 01 ano | Arquivo morto | 07 anos | Incineração |
Grupo de Apoio | Teste prático para motoristas | RSD002 AVALIAÇÃO TÉCNICA (TESTE PRÁTICO) E FICHA DE TESTE PRÁTICO PARA MOTORISTAS | Grupo de Apoio | Departamento Pessoal | Físico | Pasta/ficha de funcionário | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 30 anos | Trituração |
Telemetria | Telemetria | LIFE G3 | Telemetria | Telemetria | Eletrônico | Servidor Empresa | 10 anos | Deletado | – | – |
Telemetria | Telemetria | RDD – RELATÓRIO DE DEFETOS DIÁRIOS | Tráfego | Telemetria | Físico | Departamento de Telemetria | 90 dias | Descarte | – | Trituração |
Tráfego | Controle de Rendições | CONTROLE DE RENDIÇÕES | Tráfego | Tráfego | Físico/Eletrônico | Departamento de Tráfego | 30 dias | |||
Tráfego | FCV – Eventos especiais/Fretamento | FCV – EVENTOS ESPECIAIS/FRETAMENTO | Tráfego | Tráfego | Físico/Eletrônico | Departamento de Tráfego | 01 ano | Arquivo morto | 07 anos | Trituração |
Tráfego | Autorização para troca de escala | OPE016 AUTORIZAÇÃO PARA TROCA DE ESCALAS | Tráfego | Tráfego | Físico | Deptº Pessoal/Deptº de Tráfego | 30 dias | |||
Atendimento | Atendimento | OFÍCIOS/NOTIFICAÇÃO PARA A URBS, ELOGIO/RECLAMAÇÃO 156 (PREFEITURA) e RECLAMAÇÕES DIRETAS | URBS e Setor de Atendimento | Setor de Atendimento | Físico e Eletrônico – sistema RS1 | Setor de Atendimento | 01 ano | Arquivo morto | 05 anos | Descarte |
Atendimento | Achados e Perdidos | CONTROLE DE ACHADOS E PERDIDOS | Atendimento | Setor de Atendimento | Físico | Setor de Atendimento | 30 dias | – | – | Descarte |
Segurança do Trabalho | SESMT/Segurança do Trabalho | FICHA DE EPI/PERMISSÃO DE TRABALHO | Segurança do Trabalho | Segurança do Trabalho | Físico | Segurança do Trabalho | Ano vigente | Arquivo morto | 20 anos | Trituração |
Segurança do Trabalho | Acidente do trabalho | CAT – COMUNICAÇÃO DO ACIDENTE DE TRABALHO | Previdência Social | Segurança do Trabalho | Físico | Segurança do Trabalho | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 20 anos | Trituração |
Segurança do Trabalho | SIPA | ATA DE ELEIÇÃO DOS EMPREGADOS-SIPA E FICHA DE INSCRIÇÃO DA SIPA E FOR-RSD007 LISTA DE PRESENÇA (SIPA) | Segurança do Trabalho | Segurança do Trabalho | Físico | Segurança do Trabalho | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 07 anos | Trituração |
Departamento Médico | Departamento Médico | FOR-SES002 AVALIAÇÃO MÉDICA OCUPACIONAL, ATENDIMENTO MÉDICO e FOR-SES001 – ORIENTAÇÕES PARA AFASTAMENTO AO INSS | Departamento Médico | Departamento Médico | Físico | Departamento Médico | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 20 anos | Incineração |
Gerência Operacional | Elaboração Operacional | Ofícios da URBS | URBS | Secretária da Gerência Operacional | Físico/Pasta | Gerência Operacional | 01 ano + ano corrente | Arquivo morto | 07 anos | Incineração |
Jurídico | Processo Trabalhista | DP e Tráfego | Jurídico | Jurídico | Físico e eletrônico | Rede e Arquivo Atuba | 2 anos após o encerramento | Arquivo morto | 10 anos | Exclusão de pastas eletrônicas/ Trituração de documentos em papel. |
Jurídico | Processo Cível | Grupo de Apoio e Jurídico | Jurídico | Jurídico | Físico e eletrônico | Rede e Arquivo Atuba | 2 anos após o encerramento | Arquivo morto | 10 anos | Exclusão de pastas eletrônicas/ Trituração de documentos em papel. |
Jurídico | Autos de Infração | DP e Tráfego | Jurídico | Jurídico | Físico e eletrônico | Rede e Arquivo Atuba | 2 anos após o encerramento | Arquivo morto | 10 anos | Exclusão de pastas eletrônicas/ Trituração de documentos em papel. |
Gente e Gestão | Treinamento | LNT | T&D | T&D | Físico | Pasta A-Z | 4 anos | Arquivo morto | 16 anos | Trituração |
Gente e Gestão | Treinamento | Plano anual de treinamento | T&D | T&D | Eletrônico | Sistema RS | 20 anos | RadSystem – Anonimizar os dados | ||
Gente e Gestão | Treinamento | Treinamento (Turmas) | T&D | T&D | Eletrônico | Sistema RS | 20 anos | RadSystem – Anonimizar os dados | ||
Gente e Gestão | Treinamento | Lista de presença | T&D | T&D | Físico/ Eletrônico | Físico PASTA-AZ/ Eletrônico: Sistema RS | 4 anos | Arquivo morto | 16 anos | Trituração |
Gente e Gestão | Treinamento | Certificados | T&D | T&D | Físico | Físico Pasta A-Z/ Pasta do funcionário | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Gente e Gestão | Treinamento | Avaliação de Treinamento | T&D | T&D | Eletrônico | Eletrônico: Sistema RS | 10 anos | RadSystem – Anonimizar os dados | ||
Gente e Gestão | Teste prático para motoristas | FOR – RSD 002 AVALIAÇÃO TÉCNICA (TESTE PRÁTICO) E FICHA DE TESTE PRÁTICO PARA MOTORISTAS | Grupo de Apoio | Departamento Pessoal | Físico | Pasta/ficha de funcionário | Enquanto o colaborador estiver ativo | Arquivo morto | 30 anos | Trituração |
Gente e Gestão | Recrutamento e Seleção | FOR – RSD 003 – Entrevista de Seleção | Departamento Pessoal | Departamento Pessoal | Físico/ Pasta do funcionário | Físico/ Pasta do funcionário | Enquanto o colaborador estiver ativo | Trituração | ||
Gente e Gestão | Recrutamento e Seleção | FOR – RSD 004 – Entrevista da Área | Departamento Pessoal | Departamento Pessoal | Físico/ Pasta do funcionário | Físico/ Pasta do funcionário | Enquanto o colaborador estiver ativo | Trituração | ||
Gente e Gestão | Recrutamento e Seleção | FOR – RSD 005 – Entrevista Operacional | Departamento Pessoal | Departamento Pessoal | Físico/ Pasta do funcionário | Físico/ Pasta do funcionário | Enquanto o colaborador estiver ativo | Trituração | ||
Gente e Gestão | Recrutamento e Seleção | Entrevista Específica Operacional | Departamento Pessoal | Departamento Pessoal | Físico/ Pasta do funcionário | Físico/ Pasta do funcionário | Enquanto o colaborador estiver ativo | Trituração | ||
Gente e Gestão | Recrutamento e Seleção | Entrevista de Acompanhamento | Departamento Pessoal | Departamento Pessoal | Físico/ Pasta do funcionário | Físico/ Pasta do funcionário | Enquanto o colaborador estiver ativo | Trituração | ||
Gente e Gestão | Recrutamento e Seleção | Entrevista de Desligamento | Departamento Pessoal | Departamento Pessoal | Físico/ Pasta do funcionário | Físico/ Pasta do funcionário | Enquanto o colaborador estiver ativo | Trituração | ||
Gente e Gestão | Recrutamento e Seleção | Descrição de Cargo | Recrutamento e Seleção | Recrutamento e Seleção | Eletrônico/ Sistema RS1 | Eletrônico/ Sistema RS2 | Período de vigência | |||
Gente e Gestão | Recrutamento e Seleção | Teste Psicológicos | Recrutamento e Seleção | Recrutamento e Seleção | Físico/ Pasta do R&S | Físico/ Pasta do R&S | 5 anos | Arquivo morto | 5 anos | Trituração |
Gente e Gestão | Recrutamento e Seleção | Currículo (Papel) | Recrutamento e Seleção | Recrutamento e Seleção | Físico/ Pasta do R&S | Físico/ Pasta do R&S | 2 anos | Trituração | ||
Gente e Gestão | Recrutamento e Seleção | Currículo (Site eletrônico) | Recrutamento e Seleção | Recrutamento e Seleção | Eletrônico | Eletrônico: Sistema RS | 10 anos | RadSystem – Anonimizar os dados | ||
Gente e Gestão | Treinamento | Termo de responsabilidade do participante cursos e treinamentos – COVID 19 | T&D | T&D | Físico/ Eletrônico | Físico PASTA-AZ/ Eletrônico: Sistema RS | 4 anos | Arquivo morto | 16 anos | Trituração |
Gente e Gestão | Qualidade | Pesquisa de Satisfação de Cliente | Qualidade | Qualidade | Eletrônico | Eletrônico: na Rede | 5 anos | Descarte | ||
Depto Financeiro/Administrativo | Bilhetagem Eletrônica | Dados armazenados URBS | Arrecadação | Arrecadação | Eletrônico | Nuvem/Dados Armazenados pelo SBE/URBS | Dados pessoais são retidos indefinidamente | não se aplica | não se aplica | não se aplica |
Depto Financeiro/Administrativo | Venda de Veículos | CRV(Certificado de Venda de Veículo) | Financeiro | Financeiro | Físico | Físico no Depto Financeiro/Operacional/Contabilidade/ Eletrônico em RS | de 5 a 7 anos | Arquivo morto | 30 anos | Trituração |
Depto Financeiro | Contas a Pagar | Títulos a pagar/Folha de Pagamento/ Férias/ Rescisão/pagamento Pensionistas/demais pagamentos colaboradores | Financeiro/Contabilidade/Pessoal/Operacional/Jurídico | Financeiro/Contabilidade/Pessoal/Operacional/Jurídico | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Financeiro/Operacional/Contabilidade/Jurídico/ Eletrônico em RS | colaborador ativo/processo ativo/notas fiscais e caixa diário 1 ano | Arquivo morto | 30 anos | Trituração |
Manutenção | Controle de Manutenção dos Veículos | Ordem de serviço | PCM | PCM | Eletrônico | Eletrônico no sistema RS | Tempo de utilização do veículo | |||
Manutenção | Controle de apontamento de colaboradores de Manutenção | Cartões ponto da manutenção | Depto Pessoal | Depto Pessoal | Físico/Eletrônico | Físico no Depto Pessoal em arquivos/ Eletrônico no sistema RS | 2 Anos | Arquivo morto | 10 anos | Trituração |
Manutenção | Vistoria de veículos ao Órgão Gestor | Laudo de vistoria | PCM/Manutenção | PCM | Físico/Eletrônico | Físico no PCM / Eletrônico no sistema RS | 1 Ano | Descarte | Não tem | Reciclagem |
Suprimentos e Compras | Cadastro de novos fornecedores | FORNECEDOR (RS1) | Suprimentos | Suprimentos | Eletrônico | Radsystem | Delete | n/a | n/a | |
Suprimentos e Compras | Assinatura de contratos e acordos empresariais | Procuração legal | Suprimentos | Suprimentos | Físico | Físico na área | 5 anos | Descarte | n/a | Trituração |
Suprimentos e Compras | Documento p/ controle de serviço externo | ORDEM DE ENCAMINHAMENTO EXTERNO | Suprimentos | Almoxarifado | Eletrônico | Radsystem | Delete | n/a | n/a |
CONTROLE DAS REVISÕES
Revisão nº | Data | Descrição da Revisão | Responsável |
00 | 27/09/2021 | Elaboração inicial para adequação a LGPD. | Silvana Fátima Moraes Fanini |
APROVAÇÕES
Gelson Forlin Diretor Executivo (necessário somente em cópia impressa) |